Este cambio, por ejemplo, podría ser un proceso de migración de datos, una nueva plataforma de correos electrónicos, una nueva política organizacional o simplemente un nuevo horario en la cafetería central.

Si bien es cierto que la comunicación interna de una organización abarca diversos frentes, públicos, necesidades y, por lo tanto, canales; la intranet es una pieza clave en su construcción, fortalecimiento y formalización.

Continuando con el ejemplo, aquí hacemos énfasis en solo dos de los frentes a los que le apuesta una intranet en un entorno laboral: comunicación y trabajo colaborativo.  Gracias a ella usted puede distribuir información de interés – de una manera sencilla y ágil – a un gran número de colaboradores.

Pero más allá de eso, el gran beneficio es la posibilidad de tener una comunicación transversal clara, directa y sin ruidos en la que no solamente sea el área de comunicaciones la encargada de informar, sino que pueda contar con voceros en distintas dependencias de la empresa para tal fin.

Además, al ser transversal, recibirá retroalimentación casi inmediata y podrá resolver inquietudes sobre lo que está informando. De esta manera los empleados interactúan tanto con la empresa como con sus compañeros, propiciando un entorno colaborativo.  

Por otra parte, tenga en cuenta que la productividad aumenta en la medida en que la información corporativa es más accesible y precisa. Algo que usted puede lograr con la implementación de una intranet que reduzca fronteras y estimule el intercambio de información, adaptándose a las particularidades de la empresa y respondiendo a sus necesidades reales.

Es por esto que su éxito depende de cómo la persona encargada de la administración de la red interna comprenda a la organización, a sus empleados y a sus dinámicas. De ahí la importancia de un community manager interno.

Por otro lado, la intranet también propicia el crecimiento de intangibles como la cultura y clima organizacional en la medida en que:

Las organizaciones que deciden implementar una intranet colaborativa descubren cómo esta herramienta es una apuesta ganadora a su comunicación interna, haciéndola más estratégica y contribuyendo a mejores resultados tanto individuales como colectivos. Conozca nuestra experiencia aquí: http://www.vectorial.co/intranet-colaborativa/

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Y dentro de las empresas, también puede existir un Community Manager. Porque si existe la Intranet Colaborativa, que es casi como una red social tradicional, ¿por qué no tener ese héroe que nos va a ayudar a mover a los colaboradores?

 Aunque el concepto de Community se aplica a estos profesionales que gestionan comunidades digitales, la forma correcta de llamarlo para una intranet es ‘Intranet Manager’. En la bibliografía asociada a todos lo conceptos de comunicación digital interna, se habla del Intranet Manager como un profesional multidisciplinario. A mi me gusta definirlo como

“(…) un híbrido entre el Web Máster, el Community Manager y el Content Manager (creador y curador de contenidos especializados). Y su objetivo es elaborar todo un plan de Social Media para generar contenido, escuchar, dirigir y crear comunidades al interior de las organizaciones, precisamente, en una Intranet” tomado del e-book (de producción Vectorial ;)) “La intranet de hoy: del Web Máster al Community Manager Interno”.

Entonces, el Intranet Manager resulta ser un personaje clave en la estrategia de una intranet colaborativa, pues es él quien se encarga de movilizar a toda la comunidad de colaboradores que, anteriormente, venían acostumbrados a una intranet estática que, posiblemente solo era visitada por los colaboradores para acceder a las herramientas de trabajo diario.

Es importante tener presente en dónde se ubica el Intranet Manager en una estrategia para una intranet colaborativa, y este se encuentra en uno de los elementos que conforman el motor de la Intranet, en el equipo de comunicaciones de la compañía o la agencia digital que los asesora.

 ¿Por qué si estoy empezando una estrategia de comunicación de una intranet, debería tener un Intranet Manager?

Porque el Intranet Manager tiene la capacidad de entender las necesidades que tienen todos los públicos que convergen en la intranet: baby boomers, millenials, generación X. Además de entender sus necesidades, puede hablar con ellos y a partir de esos diálogos genera estrategias que ayuden a que la Intranet sea un lugar más amable para el trabajo colaborativo y el acceso a las herramientas del trabajo diario.

 El Intranet Manager es entonces una combinación muy precisa entre (diseñar un gráfico de torta)

En nuestras experiencias con clientes, el Intranet Manager ha resultado ser un aliado estratégico para entender las necesidades, no solo de los públicos, sino también de las áreas de comunicación que buscan una forma más fresca, directa y dinámica de comunicarse con sus colaboradores entendiendo las nuevas dinámicas digitales.

Lo que hace diferentes a nuestros Intranet Manager es que tienen conocimiento del marketing digital actual y cuentan con una dupla consultiva que ayuda a potencializar sus ideas para ver mejores resultados en la evolución del medio de comunicación que pasa de ser estático a ser dinámico.

Por este motivo, y muchos más, nos gustaría que viviera con nosotros la experiencia de contar con una intranet colaborativa que le ayude a conectar a sus colaboradores y mejore la productividad en el trabajo.

Conozca nuestros servicios.

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Las empresas que tienen implementadas intranet como medio de comunicación interno tienen el desafío de no sobrecargar con demasiada información o actividades innecesarias a los colaboradores, ya que al interior existen otros canales que también distribuyen contenidos.

La solución: la evolución de la intranet estática convencional a una colaborativa, que entregue herramientas para la productividad.

La intranet colaborativa  tiene características de red social, pero con enfoque productivo, es decir, entrega herramientas para crear un real entorno de trabajo en equipo para que los miembros de la organización se integren y tengan voz y voto, y de esta manera, producir y compartir conocimiento a través de este canal digital

El verdadero reto de la intranet colaborativa es lograr la interactividad.  La intranet colaborativa debe ser facilitadora de conversaciones y no simplemente un emisor de mensaje. Acá dejamos unas cuentas recomendaciones para lograr participación:

Generar contenido atractivo

Una manera es a través de blogs en los que se comparte conocimiento de un área o proceso específico de la empresa. Aquí se requieren campañas que estimulen a los colaboradores a escribir y ver la importancia de ser un referente visible.

Herramientas productivas

los wikis o ebooks en forma de manuales o tutoriales ayudan a documentar retos  que se presentan en el día a día al interior de la empresa. Las soluciones implementadas  pueden ayudar a otros miembros a ganar en  aprendizajes (reducer la brecha)   interior de la organización.

Accesos rápidos a  calculadoras, formatos y directorios también son buenas ideas para que el uso de la plataforma aumente

Entorno de trabajo colaborativo

A través de grupos de discusión o foros sobre temas fundamentales de la organización donde los colaboradores  pueden comunicarse e intercambiar ideas con otros miembros de diversos cargos y rangos, estimulando la comunicación transversal. En cualquier área se puede producir creatividad e innovación.

Networking interno

Discutir en foros, grupos o blogs puede llevar a interesantes sesiones presenciales donde los colaboradores se integren y amplíen conocimientos alrededor de una tema y se generen nuevos proyectos productivos. El face to face también es importante y se identifican los movilizadores e influencers internos.

Campañas internas

Muchos de los proyectos y cambios organizacionales se movilizan a través de la comunicación y campañas de impacto. ¿Cómo están movilizando sus campañas la importancia de usar su intranet colaborativa? ¿Cómo podemos a través de ellas, estimular la interacción con la plataforma? Interesantes preguntas para re-evaluar las campañas y darle una nueva Mirada para alinearse a la estrategia de la intranet colaborativa, que contribuyan a mejorar el clima laboral.

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Cada año el ranking de competitividad Global del Foro Económico Mundial evalúa a cerca de 140 naciones, de las cuales en los resultados de 2016/2017, el panorama de países como Chile, Panamá, Costa Rica, México, Bolivia, Venezuela y, por supuesto, de Colombia, no es alentador.

Y es que de 7 puntos que otorga como calificación máxima este ranking, el más alto de la región concerniente al pilar de Eficiencia del Mercado Laboral fue obtenido por Chile: 4.4; seguido de Perú, Panamá y Costa Rica con una puntuación de 4.3. Colombia fue calificada con 4.1.  

Ahora bien, ¿Cuál es el papel de la intranet colaborativa en este panorama? Aunque es cierto que en la productividad laboral influyen diversos factores, es necesario reconocer que entre ellos la intranet es una plataforma muy útil para aumentarla.

¿Cómo lograrlo?

Ya hemos hablado anteriormente que el fenómeno de las redes sociales se está expandiendo cada vez más, y que hoy en día es posible llevarlo a la realidad corporativa para gestionar la estrategia de su compañía.

De esta manera, existe un gran número de aplicaciones colaborativas dentro de la intranet que permiten gestionar el conocimiento, mejorar la interrelación, el trabajo en equipo, el liderazgo y la motivación, todo esto traducido en productividad laboral.

Entre ellas se encuentran los grupos de trabajo, en los cuales se pueden dedicar proyectos específicos de cada área no solo para compartir información, sino ideas, propuestas y opiniones con respecto al tema abordado a través de debates o foros. Con ellos, también se puede gestionar la capacitación de los empleados, un factor clave que está tomando cada vez más importancia para la competitividad y desarrollo profesional.

Por otra parte, mediante los blogs se aporta y se comparte nuevo conocimiento –uno de los activos más importantes de este siglo – sobre tendencias y temas útiles tanto para el ámbito laboral como para el personal. Por otra parte, en la intranet de su empresa también puede adoptar los wikis que le permitirán compartir documentos y contenidos de interés general o específico, y cuya información puede ser complementada por cualquier colaborador.

Todo esto, sin mencionar que gracias la intranet también es posible optimizar la planificación, disminuir los correos electrónicos y adoptar herramientas que permitan identificar factores de conflictos y oportunidades de mejora en la empresa.

La clave está en que con estas herramientas, se proporcione un espacio que les permita a los colaboradores sentir que tienen mayor ‘poder’ y autonomía en su entorno laboral. A esto se le suma, que una vez implementadas – y adecuadamente gestionadas – los empleados percibirán que están siendo escuchados y le están aportando un valor agregado a su compañía, algo que inevitablemente se reflejará en una mayor motivación, sentido de pertenencia y, por supuesto, productividad laboral. Conoce nuestra experiencia con Intranets aquí

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Como vimos en la entrada pasada sobre ¿Qué son y para que sirven las intranets corporativas? las intranets contribuyen a tres frentes al interior de las organizaciones: frente comunicativo, frente colaborativo y frente social; hoy veremos cómo todo lo que una intranet es, se desprende de la estrategia de la compañía.

Cuando nos limitamos a entender la intranet como un medio de comunicación, nos centramos en los mensajes; cuando lo entendemos como un medio para vivir la estrategia de la compañía nos vamos a centrar en los componentes que debe tener este espacio para facilitar que esa estrategia sea real en nuestra empresa. A continuación detallo un paso a paso que le puede servir para alinear su intranet a la estrategia corporativa:

Paso 1- Defina el propósito general y objetivos específicos de la intranet: A partir de la planeación estratégica de su compañía defina de forma concisa y breve el propósito general para el cual se implementará la Intranet, al igual que los objetivos específicos a los cuales debe dar respuesta.

Ej: Si su compañía tiene como objetivo estratégico ser líder en las categorías en las que viene compitiendo y entrar a nuevas categorías; el objetivo de su intranet puede estar enfocado en “ser el espacio de innovación y trabajo colaborativo, donde los empleados propongan estrategias de producto y mercadeo para llegar a nuevas categorías”.

En esta fase también se establecen las métricas e indicadores sobre las cuales se medirá el cumplimiento de los objetivos.

Paso 2- Identifique sus audiencias: Es imposible estructurar una buena intranet, sino usted no tiene identificado a su público. Conocer a su empleado es fundamental para hacer campañas y estrategias de adopción del medio. Las siguientes preguntas le ayudarán en esta tarea:

• ¿Cuál es la generación de sus empleados? (Baby boomers, X, Millenials)
• ¿Sus empleados tienen redes sociales?
• ¿Cuántas veces al día ingresan a ellas?
• ¿Leen medios de comunicación en internet?
• ¿Utilizan el celular mientras están viendo televisión?
• ¿Alguno de sus empleados tiene un blog?

Paso 3- Identifique a sus influenciadores: Así como en internet los youtubers, los twitteros, los intragramers son los que movilizan las tendencias en redes sociales, en su organización usted también debe identificar quiénes movilizan la opinión de sus empleados y le ayudarán a enviar los mensajes claves que usted necesita, con base en los objetivos estratégicos que se ha trazado. Recuerde que hay 3 tipos de influenciador:

Usuario digital: Es el empleado que entiende la dinámica del canal digital y va ayudar a la adopción del medio fácilmente

Líder de conocimiento: Es la persona que tiene el conocimiento clave para la compañía. El reto con este influenciador es saber extraer este conocimiento.

Líder jerárquico: Por su ubicación jerárquica dentro de la compañía, lo que dice tiene un impacto importante entre los empleados. Aquí se ubican los Vicepresidentes y Gerentes.

Paso 4- Definición de mensajes y funcionalidades: Lo que usted diga en su intranet es importante, pero también lo es por qué medio lo haga. En este paso se deben definir los mensajes claves a comunicar y en qué espacios dentro de la intranet se hará:

• ¿Su intranet debe tener blogs?
• ¿Vale la pena crear espacios de trabajo colaborativo dentro de la intranet (Ej: grupos)?
• ¿Qué módulos deben integrarse a la intranet para que sea un lugar de confluencia de todos los empleados?.

Paso 5- Realice la malla de publicaciones: No deje la gestión de su intranet al azar, planee qué contenidos se van a movilizar durante el mes, qué días saldrán al aire los blogs que trabajará con los influenciadores, qué temas movilizará en la línea de tiempo de la mano con su Community Manager interno.

Al final de este proceso usted verá que pasó de tener un simple portal interno a tener un medio potente para bajar la estrategia de su compañía a sus empleados, de una forma estructurada, impactante y creativa.

Conozca más sobre nuestra Intranet Colaborativa, aquí.

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Las nuevas tecnologías han impuesto a la organizaciones nuevos retos de comunicación

Entonces, ¿cómo integrar las herramientas que ofrecen las nuevas tecnologías con la comunicación organizacional? Es ahí donde las intranets ofrecen una solución. La intranets colaborativas funcionan como una red privada perteneciente a una organización. El propósito de esta plataforma es facilitar la comunicación entre todos los colaboradores, además de funcionar como una herramienta para el trabajo.

Hoy en día, podemos pensar en una intranet como un espacio dividido en tres frentes: un frente de comunicación, un frente social y otro de trabajo colaborativo. Veamos algunos beneficios de acuerdo a cada frente:

Comunicación
La intranet le da la posibilidad al área de comunicaciones de difundir información estratégica para la compañía de manera eficaz y eficiente, con la ventaja de poder optimizar y centralizar dicha información entre todos los colaboradores.

Trabajo colaborativo
Este frente es posible, en la medida en que la intranet proporciona espacios para la gestión del conocimiento. Algunas herramientas como blogs, wikis y grupos le permiten a los colaboradores generar contenidos que facilitan esa labor.

Frente social
De la mano con el trabajo colaborativo, la intranet le brinda a sus miembros la oportunidad de compartir ideas, comunicarse y generar debates; lo que permite la interacción entre colaboradores y fomenta la participación, unificando la compañía.

Es así como la intranet puede convertirse en el conector perfecto entre los objetivos estratégicos de la compañía y su fuerza laboral. Es importante tener presente que una plataforma no vive por si misma, el éxito de una intranet radica en implementar estrategias para alinear a los equipos de trabajo con las opciones que ofrece la herramienta y así lograr promover y dinamizar el uso de la misma.

Conoce nuestra experiencia con Intranets aquí

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