4 pasos clave para implementar una intranet en tu empresa
¿Intranet? Posiblemente es la primera vez que escuchas este término, o puede que ya estés familiarizado con él, pero aún no has tomado la decisión de implementar una intranet en tu organización porque aún no sabes cómo hacerlo y si ya es el momento.
Preguntarse si la empresa en la que trabajas necesita una intranet para mejorar las comunicaciones podría estar relacionado con que ya hayas pasado por las siguientes etapas:
Si te sentiste identificado con estos tres factores (especialmente con el último), definitivamente tu empresa necesita contar con una intranet. Pero, ¿cómo empezar un proyecto tan grande? Primero, vamos a repasar el concepto de intranet:
Sin embargo, en Vectorial, creemos en el poder de una intranet colaborativa y nos gusta ponerle ese apellido porque hace que la definición anterior tenga un significado más relevante y pone a la intranet como uno de los medios de comunicación imprescindibles para la comunicación interna. Entonces, la intranet colaborativa es:
La intranet colaborativa fomenta el autoconocimiento y acerca a los colaboradores de diferentes áreas con el fin de fortalecer los lazos de comunicación y evitar baches en la misma.
Aunque es una definición bastante poética, conocemos y trabajamos de cerca con casos que han logrado llegar hasta este punto, y todo comenzó porque, al hacer una evaluación de sus comunicaciones internas, encontraron que los tres puntos básicos mencionados al inicio de este blog calzaban perfectamente con la realidad en sus empresas.
Ahora sí. Aquí vienen los 4 pasos clave para implementar una intranet en tu empresa.
1. Entiende las necesidades de las áreas
Antes de tomar una decisión sobre qué tipo de tecnología debes adquirir y qué funcionalidades tendrá, debes entender lo que las personas de las diferentes áreas de la organización en realidad necesitan.
Para hacerlo, te recomendamos realizar una encuesta para establecer con un mejor criterio las necesidades esenciales. Este proceso es fundamental ya que de esto depende que los colaboradores se adapten más fácilmente a la intranet colaborativa como una herramienta útil para su trabajo diario.
2. Determina las funcionalidades de la intranet
Al hablar con las áreas y tener claras sus necesidades, debes listar y describir las funcionalidades que tendrá la intranet colaborativa.
Por ejemplo, por un lado, puedes elegir entre las funcionalidades por defecto que ya tiene la plataforma, como: página de inicio, secciones de: noticias, blogs, clasificados o documentos, entre otro. Por otro lado, puedes pensar en contar con módulos a la medida que se desarrollan para necesidades específicas. Por ejemplo: un módulo para reservar salas y recursos tecnológicos u otro especializado en la realización de encuestas de alto nivel.
Debes tener presente que todas las funcionalidades que establezcas, deberían poder usarlas la mayoría de los usuarios que tengan acceso a la intranet.
3. Involucra a las áreas interesadas en tomar la decisión
Después de entender las necesidades y listar las funcionalidades que tendrá la intranet colaborativa, es fundamental que te reúnas con las áreas clave que estarán involucradas en este proceso de implementación de una intranet.
Por ejemplo, puedes empezar con el área de compras para elegir proveedores idóneos para realizar esta labor. Te recomendamos que evalúes su experiencia en el sector tecnológico y su conocimiento tanto técnico como de comunicaciones, ya que esto te permitirá tener un gran aliado en el desarrollo del proyecto.
Después, ten reuniones de seguimiento con las áreas que son de más ayuda: tecnología y recursos humanos. Prácticamente estas dos áreas conocen las necesidades puntuales de los usuarios y te ayudarán a hacer un segundo análisis de la información que levantaste previamente.
4. Cubre los aspectos técnicos
De acuerdo con el punto anterior, al pertenecer al área de comunicaciones es muy importante que tengas un buen interlocutor en el área de tecnología, ya que esta persona te ayudará a evaluar todos los aspectos técnicos que tanto proveedor de la intranet como la misma empresa deben tener presentes en el momento de implementar la plataforma.
Estos son algunos aspectos técnicos que deberían tener en cuenta: cantidad de usuarios conectados, posibilidad para conectarse desde la empresa o por conexión VPN, capacidad del servidor, realización de backup, entre otros aspectos.
Sin duda, la implementación de una intranet colaborativa es un gran paso para mejorar las comunicaciones internas de tu empresa; por ello es importante que realices una planeación que contemple estos cuatro aspectos clave para implementar una intranet colaborativa en tu empresa, pues estos proyectos son de largo alcance y al planearlos bien, estarás garantizando el éxito del mismo y la apropiación por parte de tus futuros usuarios en el corto y el mediano plazo.
