¿Es posible hacer uso del Social Media para administrar una intranet?
Si un consultor le dice que la Intranet de su empresa puede ser más que un simple canal para publicar las noticias que le interesan a su público interno y que este canal ofrece una comunicación horizontal con todas las áreas de la compañía, ¿usted le creería?
Es normal que la palabra Intranet se haya quedado en el imaginario de las áreas de comunicación como un medio estático, algo aburrido y hasta monótono que sólo sirve para publicar comunicados y tener la información necesaria (quiénes somos, historia de la empresa, objetivos, misión, visión, organigramas ), pero la palabra Intranet adquiere otro significado cuando se le agrega el concepto colaborativa.
Una Intranet colaborativa permite no solo al área de comunicaciones publicar información de alto impacto para la compañía, sino que permite escuchar a colaboradores que tienen suficientes conocimientos sobre un tema específico (de interés para diferentes áreas) y publicarlo en la intranet.
Según el estudio Study of Social Media for intranets desarrollado por la firma experta en intranets, Prescient Digital Media, el 71% de las empresas que tienen una intranet están aplicando las estrategias y herramientas social media a este canal de comunicación lo que les ha permitido aumentar el trabajo en línea -networking- en un 46% y mejorar la comunicación entre los colaboradores.
Con la implementación del social media los colaboradores podrán no solo consumir información sino producir información que puede ser consultada por cualquier usuario.
La palabra colaborativa toma más fuerza cuando hablamos del uso de herramientas de la de la web 2.0, tales como los grupos, blogs y wikis. Un dato curioso es que el uso de estas herramientas por parte de los colaboradores es muy popular en entornos diferentes al trabajo.
En el mismo estudio realizado por Prescient Digital Media los resultados dicen que el 68% de los colaboradores de una empresa utilizan Facebook y LinkedIn para hacer networking y solidificar sus relaciones laborales y personales. Además el 18% de los encuestados demostró interés por el uso de blogs para compartir conocimiento.
Entonces la gran pregunta es: si los colaboradores tienen una cercanía con el entorno digital y hacen uso del social media para comunicarse, ¿por qué no abrir un espacio dentro de la organización en donde puedan hacer lo mismo?
En la intranet también podemos tener social media. Aquí le enseñamos cómo.
1. Permita a sus colaboradores escribir artículos y publicarlos en la sección de blogs
De acuerdo con el benchmark sobre intranets, los blogs son una de las herramientas más populares. De acuerdo con el estudio realizado por Prescient Digital Media, los blogs tienen un porcentaje de participación del 75% en aquellas intranets que han decidido implementar social media en sus estrategias de comunicación. Los blogs le ayudan:
– A identificar influenciadores dentro de la compañía. Existen personas que tienen algo para decir pero aún no saben cómo hacerlo, así que los blogs son una excelente herramienta para generar opinión.
– Gestionar conocimiento. Los usuarios que producen conocimiento lo hacen de forma genuina y quieren compartir lo que saben con otras áreas de trabajo. Ahorra en tiempo y minimiza los casos de soporte y explicación de procesos.
– Fortalece la cultura organizacional. Las personas que escriben son reconocidas por sus compañeros y esto motiva a los colaboradores. Un colaborador motivado influencia a otros a utilizar esta herramienta.
2. Gestione de forma rápida documentos que necesite para sus tareas diarias
Es la segunda herramienta más utilizada al interior de las intranets que implementan social media en su estrategia de comunicación. En el mismo estudio sobre la efectividad del social media para las intranets, se concluyó que el 67% de los colaboradores de las compañías las utilizan ya que esta les permite tener un control sobre los documentos que comparten.
– Un wiki es algo parecido a un archivador que en su interior puede contener muchos documentos.
– Con un wiki un grupo de trabajo puede ahorrar tiempo en el envío de correos electrónicos y podrá actualizar todas las versiones que necesite.
3. Identifique a los influenciadores
Los influenciadores son personas al interior de la compañía que se identifican como líderes en determinadas situaciones y tienen una o algunas de estas características específicas:
-Son usuarios (as) digitales; se van a adaptar fácilmente al medio.
– Son líderes de conocimiento: lo que dicen tendrá un impacto en la gestión de conocimiento de la organización (muchas veces necesitan el apoyo del Community Manager -CM- interno)
– Son líderes jerárquicos: lo que dicen es importante para toda la organización (muchas veces necesitan el apoyo del CM interno)
Identificar a estos colaboradores le permitirá al área de comunicaciones contar con un grupo de personas que movilicen la intranet y la recomienden a otros usuarios que aún no se hayan acercado al medio.
El acompañamiento a estos colaboradores es muy importante porque de esto depende su motivación para continuar en el proceso. Además ellos motivarán a otros colaboradores que quieran aportar con sus conocimientos a la intranet.
En conclusión las herramientas social media ayudan a la intranet a convertirse en un medio de comunicación interno más colaborativo en donde diferentes áreas aporten al conocimiento y la comunicación comience a cambiar de un esquema vertical a uno horizontal, sin fugas de información y demoras en los procesos
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