Es normal que la palabra ‘Intranet’ se haya quedado en el imaginario de las áreas de comunicación como un medio estático, algo aburrido y hasta monótono que sólo sirve para publicar comunicados y tener la información necesaria (quiénes somos, historia de la empresa, objetivos, misión, visión, organigramas…), pero la palabra ‘Intranet’ adquiere otro significado cuando se le agrega el concepto ‘colaborativa’.

Una Intranet colaborativa permite no solo al área de comunicaciones publicar información de alto impacto para la compañía, sino que permite escuchar a colaboradores que tienen suficientes conocimientos sobre un tema específico (de interés para diferentes áreas) y publicarlo en la intranet.

Según el estudio ‘Study of Social Media for intranets’ desarrollado por la firma experta en intranets, Prescient Digital Media, el 71% de las empresas que tienen una intranet están aplicando las estrategias y herramientas social media a este canal de comunicación lo que les ha permitido aumentar el trabajo en línea -networking- en un 46% y mejorar la comunicación entre los colaboradores.

Con la implementación del social media los colaboradores podrán no solo consumir información sino producir información que puede ser consultada por cualquier usuario.

La palabra ‘colaborativa’ toma más fuerza cuando hablamos del uso de herramientas de la de la web 2.0, tales como los grupos, blogs y wikis. Un dato curioso es que el uso de estas herramientas por parte de los colaboradores es muy popular en entornos diferentes al trabajo.

 En el mismo estudio realizado por Prescient Digital Media los resultados dicen que el 68% de los colaboradores de una empresa utilizan Facebook y LinkedIn para hacer networking y solidificar sus relaciones laborales y personales. Además el 18% de los encuestados demostró interés por el uso de blogs para compartir conocimiento.

 Entonces la gran pregunta es: si los colaboradores tienen una cercanía con el entorno digital y hacen uso del social media para comunicarse, ¿por qué no abrir un espacio dentro de la organización en donde puedan hacer lo mismo?

En la intranet también podemos tener social media. Aquí le enseñamos cómo.

   1. Permita a sus colaboradores escribir artículos y publicarlos en la sección de blogs

De acuerdo con el benchmark sobre intranets, los blogs son una de las herramientas más populares. De acuerdo con el estudio realizado por Prescient Digital Media, los blogs tienen un porcentaje de participación del 75% en aquellas intranets que han decidido implementar social media en sus estrategias de comunicación. Los blogs le ayudan:

– A identificar influenciadores dentro de la compañía. Existen personas que tienen algo para decir pero aún no saben cómo hacerlo, así que los blogs son una excelente herramienta para generar opinión.

– Gestionar conocimiento. Los usuarios que producen conocimiento lo hacen de forma genuina y quieren compartir lo que saben con otras áreas de trabajo. Ahorra en tiempo y minimiza los casos de soporte y explicación de procesos.

– Fortalece la cultura organizacional. Las personas que escriben son reconocidas por sus compañeros y esto motiva a los colaboradores. Un colaborador motivado influencia a otros a utilizar esta herramienta.

   2. Gestione de forma rápida documentos que necesite para sus tareas diarias

Es la segunda herramienta más utilizada al interior de las intranets que implementan social media en su estrategia de comunicación. En el mismo estudio sobre la efectividad del social media para las intranets, se concluyó que el 67% de los colaboradores de las compañías las utilizan ya que esta les permite tener un control sobre los documentos que comparten.

– Un wiki es algo parecido a un archivador que en su interior puede contener muchos documentos.

– Con un wiki un grupo de trabajo puede ahorrar tiempo en el envío de correos electrónicos y podrá actualizar todas las versiones que necesite.

   3. Identifique a los influenciadores

Los influenciadores son personas al interior de la compañía que se identifican como líderes en determinadas situaciones y tienen una o algunas de estas características específicas:

-Son usuarios (as) digitales; se van a adaptar fácilmente al medio.

– Son líderes de conocimiento: lo que dicen tendrá un impacto en la gestión de conocimiento de la organización (muchas veces necesitan el apoyo del Community Manager -CM- interno)

– Son líderes jerárquicos: lo que dicen es importante para toda la organización (muchas veces necesitan el apoyo del CM interno)

Identificar a estos colaboradores le permitirá al área de comunicaciones contar con un grupo de personas que movilicen la intranet y la recomienden a otros usuarios que aún no se hayan acercado al medio.

El acompañamiento a estos colaboradores es muy importante porque de esto depende su motivación para continuar en el proceso. Además ellos motivarán a otros colaboradores que quieran aportar con sus conocimientos a la intranet.

En conclusión las herramientas social media ayudan a la intranet a convertirse en un medio de comunicación interno más colaborativo en donde diferentes áreas aporten al conocimiento y la comunicación comience a cambiar de un esquema vertical a uno horizontal, sin fugas de información y demoras en los procesos 

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La cosa es simple, el ecosistema digital consiste en las relaciones que existen entre tres grupos de personas, tecnología y procesos, el primero de los cuales está conformado por todos aquellos elementos digitales que existen o pueden existir como puntos de contacto con la compañía: portal web, aplicaciones de escritorio, redes sociales o Apps móviles, entre otros; las personas: clientes, proveedores, empleados o cualquiera otra que se comunica de alguna manera con la empresa conforman el segundo grupo;  finalmente, hay un tercer grupo que está constituido por todos aquellos procesos y ambiente tecnológico, técnico y laboral que tenga la empresa para soportar las relaciones con los otros dos grupos: servidores, Call center, procesos de servicio, equipos de producción, etc.

Teniendo claros estos tres grupos y sus relaciones mutuas, soportadas en tecnología, podremos hablar de lo que se conoce como el Ecosistema Digital.

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Hoy contamos con un mundo abierto a múltiples posibilidades de conexión entre los colaboradores y es mucho más sencillo mostrar las novedades, proyectos, certificaciones, avances y  otros temas de vital importancia para una organización.

¿Cómo podemos acceder a estos beneficios?

Lo podemos lograr a través de una red social corporativa, o también denominada ‘Intranet Colaborativa’, una herramienta poderosa que fortalece la comunicación, el trabajo colaborativo y la construcción de conocimiento.

Espacios para compartir, colaborar y participar en la construcción del conocimiento interno de la empresa:

• Los colaboradores pueden publicar noticias o información corporativa relacionada con actividades empresariales, eventos, cumpleaños, clasificados, nuevos ingresos, jornadas de entrenamiento, lanzamientos de productos, etc. Así mismo, pueden generar feedback a través de comentarios o likes.
• La Intranet cuenta con herramientas de gestión documental, talento humano para la aplicación de ofertas de empleo a nivel interno y la posibilidad de integrar otros aplicativos externos.
• A través de los wikis y los grupos los colaboradores pueden crear debates, compartir fotos, vídeos y enlaces útiles que fortalecen los temas de aprendizaje.

“Al explorar la Intranet nos dimos cuenta que en ella había muchas funcionalidades que podíamos usar y tratar de convertirla en un sitio de educación virtual para los Supervisores de Producción. La herramienta nos permite compartir archivos como soporte al método de aprendizaje en el programa de formación. Nos ha gustado mucho porque podemos configurar restricciones a los miembros del grupo. Además de los wikis también utilizamos los debates, los mensajes y los enlaces útiles del grupo”. Afirmó Alexander Lugo, Ingeniero de Mejoramiento de la Planta de Confitería de Colombina.

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