Este cambio, por ejemplo, podría ser un proceso de migración de datos, una nueva plataforma de correos electrónicos, una nueva política organizacional o simplemente un nuevo horario en la cafetería central.

Si bien es cierto que la comunicación interna de una organización abarca diversos frentes, públicos, necesidades y, por lo tanto, canales; la intranet es una pieza clave en su construcción, fortalecimiento y formalización.

Continuando con el ejemplo, aquí hacemos énfasis en solo dos de los frentes a los que le apuesta una intranet en un entorno laboral: comunicación y trabajo colaborativo.  Gracias a ella usted puede distribuir información de interés – de una manera sencilla y ágil – a un gran número de colaboradores.

Pero más allá de eso, el gran beneficio es la posibilidad de tener una comunicación transversal clara, directa y sin ruidos en la que no solamente sea el área de comunicaciones la encargada de informar, sino que pueda contar con voceros en distintas dependencias de la empresa para tal fin.

Además, al ser transversal, recibirá retroalimentación casi inmediata y podrá resolver inquietudes sobre lo que está informando. De esta manera los empleados interactúan tanto con la empresa como con sus compañeros, propiciando un entorno colaborativo.  

Por otra parte, tenga en cuenta que la productividad aumenta en la medida en que la información corporativa es más accesible y precisa. Algo que usted puede lograr con la implementación de una intranet que reduzca fronteras y estimule el intercambio de información, adaptándose a las particularidades de la empresa y respondiendo a sus necesidades reales.

Es por esto que su éxito depende de cómo la persona encargada de la administración de la red interna comprenda a la organización, a sus empleados y a sus dinámicas. De ahí la importancia de un community manager interno.

Por otro lado, la intranet también propicia el crecimiento de intangibles como la cultura y clima organizacional en la medida en que:

Las organizaciones que deciden implementar una intranet colaborativa descubren cómo esta herramienta es una apuesta ganadora a su comunicación interna, haciéndola más estratégica y contribuyendo a mejores resultados tanto individuales como colectivos. Conozca nuestra experiencia aquí: http://www.vectorial.co/intranet-colaborativa/

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Como vimos en la entrada pasada sobre ¿Qué son y para que sirven las intranets corporativas? las intranets contribuyen a tres frentes al interior de las organizaciones: frente comunicativo, frente colaborativo y frente social; hoy veremos cómo todo lo que una intranet es, se desprende de la estrategia de la compañía.

Cuando nos limitamos a entender la intranet como un medio de comunicación, nos centramos en los mensajes; cuando lo entendemos como un medio para vivir la estrategia de la compañía nos vamos a centrar en los componentes que debe tener este espacio para facilitar que esa estrategia sea real en nuestra empresa. A continuación detallo un paso a paso que le puede servir para alinear su intranet a la estrategia corporativa:

Paso 1- Defina el propósito general y objetivos específicos de la intranet: A partir de la planeación estratégica de su compañía defina de forma concisa y breve el propósito general para el cual se implementará la Intranet, al igual que los objetivos específicos a los cuales debe dar respuesta.

Ej: Si su compañía tiene como objetivo estratégico ser líder en las categorías en las que viene compitiendo y entrar a nuevas categorías; el objetivo de su intranet puede estar enfocado en “ser el espacio de innovación y trabajo colaborativo, donde los empleados propongan estrategias de producto y mercadeo para llegar a nuevas categorías”.

En esta fase también se establecen las métricas e indicadores sobre las cuales se medirá el cumplimiento de los objetivos.

Paso 2- Identifique sus audiencias: Es imposible estructurar una buena intranet, sino usted no tiene identificado a su público. Conocer a su empleado es fundamental para hacer campañas y estrategias de adopción del medio. Las siguientes preguntas le ayudarán en esta tarea:

• ¿Cuál es la generación de sus empleados? (Baby boomers, X, Millenials)
• ¿Sus empleados tienen redes sociales?
• ¿Cuántas veces al día ingresan a ellas?
• ¿Leen medios de comunicación en internet?
• ¿Utilizan el celular mientras están viendo televisión?
• ¿Alguno de sus empleados tiene un blog?

Paso 3- Identifique a sus influenciadores: Así como en internet los youtubers, los twitteros, los intragramers son los que movilizan las tendencias en redes sociales, en su organización usted también debe identificar quiénes movilizan la opinión de sus empleados y le ayudarán a enviar los mensajes claves que usted necesita, con base en los objetivos estratégicos que se ha trazado. Recuerde que hay 3 tipos de influenciador:

Usuario digital: Es el empleado que entiende la dinámica del canal digital y va ayudar a la adopción del medio fácilmente

Líder de conocimiento: Es la persona que tiene el conocimiento clave para la compañía. El reto con este influenciador es saber extraer este conocimiento.

Líder jerárquico: Por su ubicación jerárquica dentro de la compañía, lo que dice tiene un impacto importante entre los empleados. Aquí se ubican los Vicepresidentes y Gerentes.

Paso 4- Definición de mensajes y funcionalidades: Lo que usted diga en su intranet es importante, pero también lo es por qué medio lo haga. En este paso se deben definir los mensajes claves a comunicar y en qué espacios dentro de la intranet se hará:

• ¿Su intranet debe tener blogs?
• ¿Vale la pena crear espacios de trabajo colaborativo dentro de la intranet (Ej: grupos)?
• ¿Qué módulos deben integrarse a la intranet para que sea un lugar de confluencia de todos los empleados?.

Paso 5- Realice la malla de publicaciones: No deje la gestión de su intranet al azar, planee qué contenidos se van a movilizar durante el mes, qué días saldrán al aire los blogs que trabajará con los influenciadores, qué temas movilizará en la línea de tiempo de la mano con su Community Manager interno.

Al final de este proceso usted verá que pasó de tener un simple portal interno a tener un medio potente para bajar la estrategia de su compañía a sus empleados, de una forma estructurada, impactante y creativa.

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Las nuevas tecnologías han impuesto a la organizaciones nuevos retos de comunicación

Entonces, ¿cómo integrar las herramientas que ofrecen las nuevas tecnologías con la comunicación organizacional? Es ahí donde las intranets ofrecen una solución. La intranets colaborativas funcionan como una red privada perteneciente a una organización. El propósito de esta plataforma es facilitar la comunicación entre todos los colaboradores, además de funcionar como una herramienta para el trabajo.

Hoy en día, podemos pensar en una intranet como un espacio dividido en tres frentes: un frente de comunicación, un frente social y otro de trabajo colaborativo. Veamos algunos beneficios de acuerdo a cada frente:

Comunicación
La intranet le da la posibilidad al área de comunicaciones de difundir información estratégica para la compañía de manera eficaz y eficiente, con la ventaja de poder optimizar y centralizar dicha información entre todos los colaboradores.

Trabajo colaborativo
Este frente es posible, en la medida en que la intranet proporciona espacios para la gestión del conocimiento. Algunas herramientas como blogs, wikis y grupos le permiten a los colaboradores generar contenidos que facilitan esa labor.

Frente social
De la mano con el trabajo colaborativo, la intranet le brinda a sus miembros la oportunidad de compartir ideas, comunicarse y generar debates; lo que permite la interacción entre colaboradores y fomenta la participación, unificando la compañía.

Es así como la intranet puede convertirse en el conector perfecto entre los objetivos estratégicos de la compañía y su fuerza laboral. Es importante tener presente que una plataforma no vive por si misma, el éxito de una intranet radica en implementar estrategias para alinear a los equipos de trabajo con las opciones que ofrece la herramienta y así lograr promover y dinamizar el uso de la misma.

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