¿Qué es una intranet?

Su mismo nombre es su definición: ‘intra’: interno y ‘net’: red. Es una red privada empresarial en la que los colaboradores se comunican a diario. Puede servir como una plataforma de repositorio de información, ser la puerta de entrada a diferentes aplicativos (como el SAP, ERP, o cualquier programa de gestión documental)… O ser el lugar en donde los colaboradores se comuniquen y trabajen de forma colaborativa. Este último es el caso ideal. Si quiere leer más acerca de qué es una intranet y para qué sirve, lo invito a leer este blog.

Ahora que sabe lo que es una intranet, el próximo paso es saber cómo hacer que funcione. Para que un medio de comunicación interno funcione es necesario que cuente con una estrategia. Desde la estrategia podrá establecer objetivos, públicos y mensajes, y la adaptación al medio. En tres pasos, usted estará listo para echar a rodar la estrategia de comunicación de intranet que su empresa necesita.

Paso 1: defina los objetivos

Esta es la hoja de ruta del proyecto. Primero debe escribir una lista de lo que quiere lograr con la intranet. Después, priorice los elementos de la lista que quiere cumplir; pero teniendo en cuenta que para realizarlos contará con un tiempo determinado: tres meses, seis meses o un año. Esto es el equivalente a los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Por ejemplo:

Lista

· Queremos que la intranet sea el lugar en donde los colaboradores se enteran de las últimas noticias de la empresa

· Queremos que la intranet sea la ventana de acceso a los aplicativos de uso diario

· Nos gustaría que las personas participaran y entraran más a la intranet

Objetivos:

· Ser el medio de comunicación por excelencia para consulta de noticias

· Ser la plataforma de acceso a los aplicativos de trabajo diario

· Generar un espacio digital en donde los colaboradores puedan compartir información valiosa para las áreas

Tip: los objetivos se escriben con verbos en infinitivo al inicio, de esta forma verá más fácil su realización.

Paso 2: identifique el público y los mensajes

Saber a quién le habla es fundamental pues así podrá construir mensajes contundentes que le ayuden a acercarse más a la intranet que su empresa necesita.

Con lo cambiante que está el mundo de la tecnología, nos enfrentamos a diario a diferentes públicos y situaciones. Por ejemplo, se habrá dado cuenta de que tiene compañeros que van al ritmo de la tecnología mientras que otros no están interesados o no crecieron con ella y no le ponen mucha atención.

Desde esta observación puede comenzar a definir su público: homogéneo, heterogéneo, los gomosos de la tecnología, aquellos que son líderes en su área y tienen capacidad de decisión y guían grupos, pero en sus procesos hay poca tecnología en medio. Fíjese en cada uno de ellos, pues esto es importante para definir los mensajes que comenzarán a salir en la intranet, ya que estos públicos serán quienes los construyan.

Tip: recuerde triangular la información y quienes la emiten

Comunicaciones: información corporativa

Colaboradores: información de interés para sus áreas y sus compañeros

Influenciadores: son colaboradores que son líderes en sus áreas y los puede involucrar con los procesos de la intranet

Paso 3: busque espacios para socializar el nuevo medio

Este es uno de los pasos que más necesita incubación, ya que tener una nueva intranet o cambiar de la antigua a una más avanzada, genera confusiones en algunos colaboradores.

Por eso en el paso dos, se eligieron los públicos y los mensajes, porque es importante que desde el área de comunicaciones, se apoye en los públicos para poder emitir los mensajes y el cambio no genere resistencia o parezca una imposición.

Algunas formas de socializar la intranet es a través del uso de otros medios: email, carteleras físicas o digitales. Aquí también funciona una campaña enfocada en el uso de la nueva herramienta.

El objetivo es ser claros y comunicar los beneficios de usar la intranet, para ello, están los colaboradores e influenciadores que pueden usar la intranet para sus tareas diarias y servir de ejemplo para que más personas incluyan el medio en sus rutinas.

Recuerde que ante todo la intranet debe ser el espacio que todos quieran visitar porque aporta algo valioso en sus procesos.

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