Como vimos en la entrada pasada sobre ¿Qué son y para que sirven las intranets corporativas? las intranets contribuyen a tres frentes al interior de las organizaciones: frente comunicativo, frente colaborativo y frente social; hoy veremos cómo todo lo que una intranet es, se desprende de la estrategia de la compañía.

Cuando nos limitamos a entender la intranet como un medio de comunicación, nos centramos en los mensajes; cuando lo entendemos como un medio para vivir la estrategia de la compañía nos vamos a centrar en los componentes que debe tener este espacio para facilitar que esa estrategia sea real en nuestra empresa. A continuación detallo un paso a paso que le puede servir para alinear su intranet a la estrategia corporativa:

Paso 1- Defina el propósito general y objetivos específicos de la intranet: A partir de la planeación estratégica de su compañía defina de forma concisa y breve el propósito general para el cual se implementará la Intranet, al igual que los objetivos específicos a los cuales debe dar respuesta.

Ej: Si su compañía tiene como objetivo estratégico ser líder en las categorías en las que viene compitiendo y entrar a nuevas categorías; el objetivo de su intranet puede estar enfocado en “ser el espacio de innovación y trabajo colaborativo, donde los empleados propongan estrategias de producto y mercadeo para llegar a nuevas categorías”.

En esta fase también se establecen las métricas e indicadores sobre las cuales se medirá el cumplimiento de los objetivos.

Paso 2- Identifique sus audiencias: Es imposible estructurar una buena intranet, sino usted no tiene identificado a su público. Conocer a su empleado es fundamental para hacer campañas y estrategias de adopción del medio. Las siguientes preguntas le ayudarán en esta tarea:

• ¿Cuál es la generación de sus empleados? (Baby boomers, X, Millenials)
• ¿Sus empleados tienen redes sociales?
• ¿Cuántas veces al día ingresan a ellas?
• ¿Leen medios de comunicación en internet?
• ¿Utilizan el celular mientras están viendo televisión?
• ¿Alguno de sus empleados tiene un blog?

Paso 3- Identifique a sus influenciadores: Así como en internet los youtubers, los twitteros, los intragramers son los que movilizan las tendencias en redes sociales, en su organización usted también debe identificar quiénes movilizan la opinión de sus empleados y le ayudarán a enviar los mensajes claves que usted necesita, con base en los objetivos estratégicos que se ha trazado. Recuerde que hay 3 tipos de influenciador:

Usuario digital: Es el empleado que entiende la dinámica del canal digital y va ayudar a la adopción del medio fácilmente

Líder de conocimiento: Es la persona que tiene el conocimiento clave para la compañía. El reto con este influenciador es saber extraer este conocimiento.

Líder jerárquico: Por su ubicación jerárquica dentro de la compañía, lo que dice tiene un impacto importante entre los empleados. Aquí se ubican los Vicepresidentes y Gerentes.

Paso 4- Definición de mensajes y funcionalidades: Lo que usted diga en su intranet es importante, pero también lo es por qué medio lo haga. En este paso se deben definir los mensajes claves a comunicar y en qué espacios dentro de la intranet se hará:

• ¿Su intranet debe tener blogs?
• ¿Vale la pena crear espacios de trabajo colaborativo dentro de la intranet (Ej: grupos)?
• ¿Qué módulos deben integrarse a la intranet para que sea un lugar de confluencia de todos los empleados?.

Paso 5- Realice la malla de publicaciones: No deje la gestión de su intranet al azar, planee qué contenidos se van a movilizar durante el mes, qué días saldrán al aire los blogs que trabajará con los influenciadores, qué temas movilizará en la línea de tiempo de la mano con su Community Manager interno.

Al final de este proceso usted verá que pasó de tener un simple portal interno a tener un medio potente para bajar la estrategia de su compañía a sus empleados, de una forma estructurada, impactante y creativa.

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